تشخيص إدارات الموارد البشرية (HR) وتقارير الامتثال: قول الحقيقة قبل أن تقولها الجهة التنظيمية

هناك اطمئنان خطير ينشأ من الاعتقاد بأن صرف رواتب الموظفين واستمرار التوظيف يعنيان سلامة وظيفة الموارد البشرية (HR). وقد تعلّمت شركات سعودية كثيرة مدى هشاشة هذا الاطمئنان. فقد تكون الملفات ناقصة، والسياسات قديمة، والعقود غير متوافقة مع الممارسة، ومصفوفة الصلاحيات محفوظة في الذاكرة فقط. وقد تبدو المخاطر مقبولة لمجرد أن أحدًا لم يفحصها بعناية بعد.

يكتسب التشخيص والامتثال أهمية في المملكة العربية السعودية لأن سوق العمل يشهد تحديثًا ورقمنة وشفافية متزايدة. فالتوقعات التنظيمية ومتطلبات المنصات والتزامات التوطين وحماية الأجور وتوثيق بيانات الموظفين وحوكمة السياسات وممارسات التوظيف المنصفة ليست مسائل جانبية. بل أصبحت جزءًا من مصداقية الأعمال. ولا تستطيع شركة تطمح إلى النمو أو جذب المواهب السعودية أو كسب ثقة المستثمرين أو العمل في أنحاء الخليج أن تبني على أساس للموارد البشرية (HR) لا يتماسك إلا بحكم العادة.

نادرًا ما تكون المشكلة سوء نية. وغالبًا ما تكون تراكمًا. توظّف شركة سريعة النمو أفرادًا بسرعة، وتغيّر المديرين، وتفتح مواقع جديدة، وتتبنّى أنظمة جديدة، وتمنح استثناءات تتحوّل إلى سوابق. وبعد سنوات، لا يعرف أحد بدقة أين تنتهي السياسة وأين تبدأ الممارسات المتوارثة. ولهذا يجب أن يسبق التشخيص التصميم. لا يمكنك تحسين ما ترفض قياسه.

يبدأ نهجنا بالاتفاق على نطاق التشخيص ومجالات الامتثال ومتطلبات الأدلة والسياسات والضوابط والمخاطر ذات الأولوية التي ستُراجع. ويمنع ذلك أن تصبح العملية ضيقة إلى حد يفقدها الأهمية، أو واسعة إلى حد يستحيل معه إتمامها. ويجب أن يرتبط التشخيص بقرارات حقيقية: ما المخاطر التي يجب تقليلها، وما الضوابط التي يجب تعزيزها، وما الذي يحتاج القادة إلى معرفته.

ثم نصمّم نهج تقييم منظّمًا يغطي حوكمة الموارد البشرية (HR) والتوثيق والمواءمة مع نظام العمل السعودي وتقدير درجات المخاطر. والتنظيم ضروري لأن الآراء يسهل إطلاقها. نحن نبحث عن الأدلة: السياسات والعقود ومسارات العمل وسجلات الاعتماد ووثائق الموظفين ومسؤوليات الأدوار وضوابط العمليات ودوريات التقارير. ويمنح تقدير درجات المخاطر القادة لغة لتحديد الأولويات. ليست كل فجوة حريقًا، لكن بعض الفجوات تشبه العشب الجاف في أغسطس.

ينتج عن التنفيذ تقرير تشخيصي واضح، وسجل للمخاطر، وتوصيات مرتّبة حسب الأولوية، وخارطة طريق للعمل من أجل تحسين الامتثال. وكلمة «واضح» هنا ذات دلالة حقيقية. ينبغي ألا يسعى التقرير التشخيصي إلى إبهار القارئ بحجمه، بل أن يقول الحقيقة بطريقة تتيح العمل. ويجب أن يميّز بين المخاطر العاجلة والتحسين طويل المدى، وبين مخاوف الامتثال والإزعاج الإجرائي، وبين السبب الجذري والعَرَض.

بالنسبة للشركات السعودية، الفوائد كبيرة. يحصل القادة على رؤية واضحة قبل أن تتحوّل المشكلات إلى نزاعات أو غرامات أو ضرر بالسمعة أو عوائق أمام التحوّل. وتكتسب الموارد البشرية (HR) المصداقية لأنها تستطيع تقديم الأدلة، لا مجرد الطمأنة. وتزداد ثقة الإدارتين المالية والقانونية في إدارة المخاطر المتعلقة بالأفراد. ويختبر الموظفون معاملة أكثر اتساقًا وإنصافًا. وتبني الشركة قاعدة أكثر سلامة للنمو. وفي مستقبل يكافئ الشفافية والقدرة، ليست المؤسسة الشجاعة هي التي تدّعي الكمال، بل التي تفحص نفسها بصدق وتتحسّن عن قصد.